האם המשרד שלכם רווחי גם בימי משבר המגיפה?

מטרתם של משרדי עורכי דין כארגונים עסקיים,  היא יצירת רווחים לשותפים . משרדי עורכי דין מייצרים פרנסה לעובדים ולספקים לאורך שנים רבות . על המשרד, ולא משנה מה גודלו, לתכנן, לבדוק ולמדוד את רווחיותו באופן שוטף.

בייחוד בימים של שינויים דראסטיים בכלכלת ישראל  בכלל ובכלכלת משרדי עורכי דין בפרטמשרד עורכי דין הוא עסק לכל דבר, המציע שירותים משפטיים ללקוחותיו. תמורת זמן המתומחר בשעות עבודה של עורכי דין, המשרד “מוכר” ידע, שירות, ניסיון, אמינות ומיומנויות, באמצעות ייצוג הלקוח בבית משפט, ניסוח חוזים, כתבי בי-דין,  ניהול משאים ומתנים, ומתן חוות דעת וכדומה.

ניתן לומר, ש”אמצעי הייצור” המאפשרים לבעלי המשרד לספק שירותים , הם עורכי הדין השכירים. בדרך לייצור ההכנסה ישנן הוצאות רבות, המביאות לכך שבמרבית משרדי עורכי הדין בין 50%-60% מההכנסות מיועדות לכיסוי ההוצאות. ההוצאות הגבוהות ביותר הן המשכורות המשולמות לעובדים העומדות על 60% מכלל ההוצאות, ושכר הדירה המהווה הוצאה שבין 15%-20% מכלל ההוצאות.

הוצאות במשרדי עורכי דין 

בכל משרד עורכי דין יש הוצאות קבועות והוצאות משתנות כדלקמן:

היחס בין ההוצאות לבין ההכנסות משכר טרחה  יקבע את מידת הרווחיות של המשרד. לצורך ניתוח רווחיותו של משרד עורכי דין, עלינו לבחון מספר פרמטרים:

1. התקורות עבור כל עורך דין – התקורה מתייחסת להוצאות הנגרמות למשרד עקב העסקתו של עורך הדין, דוגמת שטח המשרד שהוא תופס, שימוש במזכירות, שימוש בטלפון, צריכת ציוד משרדי ועוד.
2. עלותם של עורכי דין לצורך ייצור שעה לחיוב הלקוח (להבדיל מהעלות הכוללת למעסיק).
3. רווחיות הלקוחות.

להדגמת שיטת חישוב הרווחיות, ניקח  את המשרד הפיקטיבי הכל שפיט ושות’ שהוא משרד המונה שני שותפים, שישה עורכי דין שכירים  ושלושה מתמחים .המשרד מעסיק שתי מזכירות במשרה מלאה ומנקה. תחומי עיסוק המשרד: משפט מסחרי, תכנון ובנייה, נזיקין והוצאה לפועל.  בין לקוחות המשרד: רשויות מקומיות, חברות מסחריות, בנקים, בתי חולים ולקוחות פרטיים. 

חישוב התקורה 

לצורך חישוב התקורה עלינו לחשב את שטח המשרד שתופס כל עורך דין, את עלות השימוש בטלפון ובציוד משרדי וכיוצא בזה עלויות עבור חניה, ביטוח מקצועי, תשלום דמי חבר ללשכה, אש”ל וכו’.

בפועל, קשה לערוך חישובים אלו בדייקנות נסתפק באומדנים. המלצתנו היא לערוך חלוקה לקטגוריות, לפי צריכת עורכי הדין שבקטגוריה, ולייחס לכל קטגוריה את ההוצאות שלה. בדוגמה שלנו ,

משרד עורכי דין הכל שפיט ושות’,  ייחסנו את ההוצאות לעורכי דין לפי קטגוריות של שותפים, שכירים ומתמחים. 

חלק מההוצאות יתחלקו בין כל עורכי הדין וחלק ייוחסו רק לעורכי דין בקטגוריה מסוימת. לדוגמה, רק השותפים מקבלים טלפון סלולרי של המשרד, ולכן הוצאות הטלפון הסלולרי יתחלקו רק בין עורכי הדין המשתייכים לקטגוריית השותפים. לעומת זאת ישנן הוצאות המתחלקות בין כל עורכי הדין, כגון שכר דירה. אולם , הוצאות שכר הדירה לא יתחלקו בין כולם באופן שווה,  אלא לפי שטח המשרד שהם תופסים. יינתן אפוא יותר משקל לשותפים, בעלי המשרדים המרווחים יותר, ופחות משקל למתמחים שמוקצה להם שטח קטן מהמשרד. על כל משרד לקבוע את הקטגוריות בעצמו, בהתאם לפרמטרים כגון בכירות, ותק במשרד או מספר עורכי הדין הכפופים לכל שותף. 

לצורך חלוקת ההוצאות בין עורכי הדין נייחס לכל קטגוריה משקל שונה. למשל, במשרד “הכול שפיט” שלעיל נייחס לעורכי הדין השכירים משקל 1; לשותפים משקל 1.25 ולמתמחים משקל 0.75. יש לציין שזוהי קביעה שרירותית. על כל משרד להעריך את משקל הקטגוריות באופן פרטני ובצורה יחסית, לפי שטח המשרד שמוקצה להם, השימוש בטלפון וכל יתר ההוצאות.

גורם המשקל בחישוב התקורות 

כשאנו עושים שימוש בגורם המשקל (Weightening Factor) הכוונה היא לבדיקת חלקו של כל עורך דין בהוצאות המשרד. למשל, חלקו של כל אחד מהשותפים בשכר הדירה יהיה גדול מחלקו של כל אחד מהשכירים, משום שהוצאות אחזקת שותף גבוהות מאלו של אחזקת שכיר. השותף עושה שימוש רב יותר בשירותי המזכירות, נהנה מחדר גדול יותר וכולי. לאחר קביעת המשקל היחסי של כל אחד מעורכי הדין, נכפיל את מספר עורכי הדין בכל קטגוריה לפי משקלו יחסי, ובדרך זו נקבל את המשקל הכולל של כל קטגוריה בהוצאות המשרד.

איך מחלקים הוצאות לקטגוריות לפי משקלן?

1. נחשב את סכום משקלן של כל הקטגוריות בדוגמה שבטבלה 1: משקלם של שותפים הוא 2.5; משקלם של עורכי הדין השכירים הוא 6 ואילו משקלם של המתמחים הוא 2.25.  סך הכל נקבל משקל כולל של 10.75.

2. על מנת לחלק את ההוצאה בין כל עורכי הדין, נחלק את ההוצאה ב-10.75 (המשקל הכולל) ונכפיל את התוצאה במשקל כל קטגוריה, כדי לקבל את חלקה בהוצאה. לדוגמה: שכר דירה בסך 251,410 ₪.  נחלק אותו ב-10.75 ונקבל 23,387 ₪. נכפיל סכום זה במשקל השותפים (2.5) ונקבל את חלקם של השותפים בהוצאות שכר דירה – 58,467 ₪.

ישנן הוצאות שאינן מתחלקות בין כל עורכי הדין. לדוגמה, אם הוחלט במשרד “הכול שפיט” שרק השותפים זכאים לטלפונים סלולריים, תתחלק ההוצאה בגינם רק בין השותפים. 

דוגמה נוספת היא צריכת שירותי מזכירות. בדוגמה שלנו המתמחים אינם צורכים שירותים מהצוות האדמיניסטרטיבי של המשרד, ולכן הם אינם נושאים בנטל עלות המזכירות.בסוף נסכם את ההוצאות שייחסנו לכל אחת מן הקטגוריות – זוהי התקורה. נחלק במספר עורכי הדין בכל קטגוריה ונקבל את התקורה לעורך דין.

בדוגמה שלנו, סך כל ההוצאות המיוחסות לשותפים עומד על 260,964 ₪. נחלק הוצאה זו בין שני השותפים ונקבל תקורה של 130,482 ₪ לכל שותף. שיטת חישוב זו מאפשרת למשרד עורכי דין לבחון את הביצועים הכלכליים תוך התייחסות נכונה להוצאות, וליעדים והתאמתם למציאות.

בעקבות משבר הקורונה, העבודה שלנו בחודשים האחרונים עם משרדי עורכי דין התמקדה בשינוי אסטרטגיה עיסקית כמו מיקוד בתחומים משפט מסויימים וביטול אחרים ושינויים ארגוניים שכללו צמצומים בכח אדם, ההוצאה הגדולה ביותר של כל משרד.

===

* ליאורה לבנשטיין, יועצת ארגונית ועיסקית בכירה, מוסמכת מאוניברסיטת תל אביב, הקימה לפני שני עשורים  את אנשי מפתח ,פיתוח עיסקי ואסטרטגי למשרדי עורכי דין ולמחלקות משפטיות באירגונים.  ספריה ” ניהול משרדי עורכי דין- כל הדרכים לניהול עסק רווחי ומצליח” ו”שיווק משרדי עורכי דין בעידן הדיגיטלי” מבוססים על נסיון עבודה במשרדי עורכי דין מכל סדר גודל ומחלקות משפטיות בארגונים.